Jak pracować ze współpracującym zespołem?

Z naszym zespołem jest wszystko w porządku

Kiedy pracujemy z zespołem, który dobrze współpracuje, możemy mieć poczucie, że większość pracy została wykonana. Jednak nawet zgrane grupy potrzebują wsparcia, by utrzymać i rozwijać swój potencjał, a także radzić sobie z wyzwaniami, które mogą pojawić się w miarę zmieniających się okoliczności. W rzeczywistości praca z takim zespołem może wymagać bardzo specyficznego podejścia, które skupi się nie tylko na doskonaleniu umiejętności, ale również na budowaniu zaufania i odporności grupy.

^{Fot. Parabol / Unsplash}

Wspieraj to, co działa! 

W myśl psychologii pozytywnej warto wspierać to, co działa, co stanowi naszą „strefę mocy” w miejsce wiecznego korygowania błędów i nadganiania braków. Twierdzenie to nie dotyczy jedynie podejścia do rozwoju jednostkowego, ale również do zespołowego. Jeśli pracujemy z zespołem, w którym najważniejsze obszary, takie jak komunikacja, podział zadań i ról czy atmosfera pracy są na zadowalającym poziomie – nasze wysiłki powinny zmierzać w kierunku wzmacniania, cementowanie oraz celebrowania mocnych stron. 

Tymczasem błędem wielu liderów jest pomijanie rozwoju dobrze działających zespołów i wkraczanie z interwencją wtedy, kiedy coś się sypie. Floor Vullings, współtwórca koncepcji Skali Współpracy, zaznacza, że często brak uważności na to, co dobrze funkcjonuje, i brak planowania czasu na dobrą współpracę sprawiają, iż z czasem zespół może utracić tę jakość i popaść w stagnację.

Na co więc warto zwrócić uwagę?

Rytuały zespołowe

Rytuały i zwyczaje zespołowe to elementy, które nadają pracy grupowej unikalny charakter, budują zaufanie i wzmacniają więzi między członkami. Rytuały mogą być nie tylko świetnym narzędziem do wspierania zaangażowania, ale również wzmacniają poczucie stabilności i wspólnoty, co jest szczególnie ważne świecie ciągłych zmian. Jak mogą wyglądać w praktyce?

• Spotkania na początek tygodnia / projektu, tzw. check-in (od ang. „zameldowanie się”)

  Rozpoczynanie tygodnia (lub innej „jednostki pracy”) od krótkiego, nieformalnego spotkania, na którym każdy członek zespołu może podzielić się swoimi planami, priorytetami czy potrzebami, to dobry sposób na przypomnienie sobie o wspólnych celach. Ważne, aby takie spotkania były krótkie i wzmacniające. Uwaga jednak, by nie zmieniły się w odpytywanie i nużący zwyczaj lidera, ponieważ wtedy, zamiast wspólnotowości, będą wspierały oddawanie sprawczości i kontroli za własne zadania!

   

• Miłego weekendu, czyli tzw. weekly thanks (od ang. „cotygodniowe podziękowanie”)

  Wspólne podsumowanie tygodnia często może mieć nieformalnych charakter i dzieje się często online. Może być to wspólna przestrzeń do wyrażenia wdzięczności, podziękowania czy celebrowania wspólnych osiągnięć i sukcesów. W wielu zespołach rytuał ten przyjmuje formę krótkiego, piątkowego spotkania, na którym każdy może podziękować innym za wsparcie lub docenić konkretne działania. Czasami przyjmują one humorystyczny charakter, np. dzielenia się śmiesznymi obrazkami czy memami, które jakoś nawiązują do minionego tygodnia. Takie lekkie zamknięcie tygodnia może wzmacniać relacje i budować kulturę doceniania, co przekłada się na większe zadowolenie z pracy i wzajemne wsparcie.

   

• Bądźmy retro, czyli regularne retrospekcje

  W dobrze współpracujących zespołach regularne retrospekcje to sposób na analizowanie minionego miesiąca, półrocza lub intensywnego projektu. To czas wyciągania wniosków i planowania kolejnych kroków. Dla zespołów pracujących w metodyce Agile retrospekcja jest stałym elementem działania i warto zastanowić się, czy w naszym zespole takie spotkania mogłyby wnieść jakąś wartość.

   

• Świętowanie i… planowanie świętowania na początku dużego projektu

  Zakończenie projektu to idealna okazja, aby świętować osiągnięcia i docenić wkład poszczególnych członków zespołu. Rytuały, takie jak spotkania podsumowujące czy nawet wspólny wypad do pokoju zagadek czy na pizzę, dają zespołowi oddech, wzmocnienie, czas na regenerację i refleksję nad wspólnym działaniem. A co z rozpoczęciem projektu? W bestsellerowej książce Stephana Coveya „7 nawyków skutecznego działania” opisana jest ciekawa zasada: „Zaczynaj z wizją końca”^[2]. Zasada ta oznacza, że podchodzi się do każdego zadania (lub roli – tak opisuje tę zasadę Covey), biorąc przede wszystkim pod uwagę nasze wartości, misję i kierunek, w jakim podążamy. Zanim więc utoniemy w planowaniu nowego projektu, warto robić grupową „stop-klatkę”, która pomoże zespołowi zrozumieć, jak realizacja projektu przyczyni się do rozwoju misji organizacji. Innym, początkowym nawykiem, spotykanym głównie w środowisku biznesowym, jest zwyczaj organizowania tzw. „kick-offów”, czyli inauguracji, których celem jest akumulacja entuzjazmu, zasobów i zaangażowania wokół nowego projektu. 

• Przestrzeń wspólnego uczenia się

  Ten zwyczaj przywędrował do nas wprost z Doliny Krzemowej. Przestrzeń wspólnego uczenia się to wyznaczony dzień (np. raz w roku czy raz na kwartał – zależnie od potrzeb i rytmu pracy zespołu), w którym nie pracujemy, tylko urządzamy giełdę inspiracji czy mikrowarsztatów uczenia się od siebie nawzajem. W ramach takiego dnia każdy dzieli się nowo zdobytymi umiejętnościami, ciekawymi artykułami, książkami czy refleksjami z ukończonych szkoleń. Z moich obserwacji zespołów, które stawiają na wspólne uczenie się, wynika, że nie musi być to ustrukturalizowany cały dzień. Może to być element spotkania zespołowego raz w miesiącu, odprawy na Teamsach czy tablica korkowa w biurze, gdzie można przyczepiać książkowe polecajki. Takie zwyczaje, wzmacniane przez lidera, pomagają wspierać kulturę uczenia się i pokazują, że rozwój jest ważną wartością w danym zespole. 

  

• Praktykowanie dostrzegania i doceniania

  O wartości dostrzegania i doceniania wiemy już od dawna. Przy okazji pandemii wiele zespołów wypracowało zwyczaje i rytuały offline i online, których celem jest wskazywanie osobom w zespole, co dostrzegamy i doceniamy w ich pracy. Zwyczaje takie mogą być anonimowe, np. tablice, pudełka wdzięczności, zwykłe liściki zostawiana na klawiaturze lub oficjalne, a nawet publiczne, jak tzw. kudosy (kompost rzeczy do zrobienia)^[3] czy coroczne, niekiedy śmieszne, nagrody typu Nagroda Prezesa za najdziwniejszego maila, Oskar za rolę pierwszoplanową w czasie spotkania z klientem itd.  Ważne, że w praktyce dostrzegania i doceniania dowartościowujemy niekoniecznie jednoznacznie pozytywne sytuacje. O neutralnych znakach rozpoznania, (tzw. stroukach) pisała świetnie Urszula Rudzka-Stankiewicz w artykule na EPALE Kryzys zaangażowania w zespołach? Jest na to sposób! Cz.1.

Wprowadzenie takich rytuałów do pracy zespołu to inwestycja, która przynosi długofalowe korzyści. Zespoły, które praktykują oficjalne i nieoficjalne zwyczaje lub rytuały, są bardziej odporne na stres i zmiany, ponieważ ich zasobem jest poczucie wspólnoty i relacji. Osoby trenerskie mogą w tym pomóc, inspirując liderów czy całe zespoły w wypracowaniu rytuałów, które najlepiej odpowiadają ich kulturze i potrzebom – oczywiście, nie za dużo na raz. 😊

Wymarzone kierunki rozwoju

Nawet w dobrze funkcjonującym zespole zawsze są przestrzenie do rozwoju. Jeśli nie widzi ich na pierwszy rzut oka lider czy dział HR – na pewno członkinie i członkowie zespołu mogą je wskazać. Praca trenera lub trenerki w takiej sytuacji polega na przeprowadzeniu analizy, by określić, jakie aspekty współpracy mogą być dalej rozwijane lub wzmacniane. Można wyjść od pytania: „O czym marzy ten zespół?”. Zamiast: „Czego potrzebuje ten zespół?”. W takich analizach sprawdzają się m.in. techniki pracy z metaforą lub samospełniającą się przepowiednią. 

Wzmacnianie zaufania i empatii

W wielu teoriach rozwoju zespołów powtarza się hasło, że zaufanie jest podstawą zdrowej współpracy. Bez zaufania niemożliwa jest prawdziwa, wspierająca informacja zwrotna oraz zdrowe, empatyczne środowisko pracy. Jednak zaufanie jest czymś, co wolno się buduje i szybko się traci, dlatego treningi, szkolenia czy działania kierowane na wzmacnianie zaufania nigdy nie będą stratą czasu dla lidera i zespołu. Działania skierowane na budowanie i wzmacnianie zaufania ważne są szczególnie wtedy, kiedy w zespole następuje rotacja; odchodzi ktoś ważny i przychodzi ktoś nowy. 

Jakie działania warto rozważyć?

• (mądry) teambuilding

  Regularne spotkania z programem integracyjnym – nie wielkie przyjęcie z alkoholem do rana, a później wyścigami na quadach – tylko takie formy integracji, które wspierają spojrzenie na siebie z nieoczywistych stron, działanie w zespole i dążenie do wspólnego celu. Mogą to być gry zespołowe, nieoczywiste warsztaty np. kulinarne, których celem jest wspólne przygotowanie wystawnej kolacji. Nie byłabym sobą, gdybym w tym miejscu nie napisała o bardzo szerokim wachlarzu działań, które oferuje podejście outdoor education w tym wyprawy, zadania w plenerze, a nawet wspólne regaty, zakończone omówieniem i transferem wniosków do rzeczywistości zawodowej zespołu. 

   

• Interesujące sesje feedbackowe

  Informacja zwrotna jest i będzie dla nas wyzwaniem. Zaufana osoba z zewnątrz – trenerka, trener, osoba coachująca, proponując nieoczywiste techniki i formy feedbacku może stworzyć warunki i pilnować zasad, które pozwolą na wejście głębiej w to zagadnienie. Może to być prowadzona sesja feedbacku grupowego, peer-coachingu czy nieoczywistych form udzielania informacji zwrotnej. 

   

• Ćwiczenia storytellingowe

  Opowieści są, według mnie, bardzo niedocenioną formą wspierania zaufania w grupie. Dzielenie się własnymi doświadczeniami, szukanie połączeń, zdrowe ujawnianie pasji, hobby czy wyzwań dnia codziennego ma wielką moc w budowaniu zaufania. Do najprostszych form należą np. spacery w parach, nazywane czasem walkie-talkie, których celem jest podzielenie się swoją historią wokół jakiegoś, głębokiego, zagadnienia np. jakie było twoje największe marzenie w dzieciństwie? 

Praca dla trenera zawsze się znajdzie

Praca z dobrze współpracującymi zespołami to wyzwanie polegające na cementowaniu oraz celebrowaniu tego, co działa dobrze, niekiedy na wspieraniu zespołu w dążeniu do doskonałości i dalszego rozwoju. Czasami oznacza to przypomnienie tego, co zespół ma już w swoich zasobach (np. wyniki kwestionariusza CliftonStrengths – tzw. Talentów Gallupa, czy FRIS, które leżą odłogiem) lub inspirowanie do wprowadzania rytuałów czy zwyczajów grupowych. Na topie jest ukazywanie i wzmacnianie mocnych stron działania zespołu, dozowanie innowacji oraz kreatywnych rozwiązań jako profilaktyka stagnacji oraz dbanie o zdrową atmosferę, wzajemne zaufanie i związane z nim poczucie bezpieczeństwa. Dlatego, gdy otrzymujesz zlecenie, a badanie potrzeb nie ukazuje żadnego „typowego” problemu – warto skupić się na wzmacnianiu tego, co już jest!